Hinweise zur Kassenführung

Hinweise zur Kassenführung

• Aug 11, 2015
• Oliver Rentmeister
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Bild: Tim Reckmann  / pixelio.de

Hinweise zur Kassenführung

Die ordnungsgemäße Kassenführung besteht aus dem Zählprotokoll, dem Kassenbericht, dem Kassenbuch und dem Geschäftskonto Kasse in der Finanzbuchhaltung. Bei der Gewinnermittlung als Einnahme-Überschussrechner nach § 4 Abs. 3 EStG müssen mindestens das Zählprotokoll und der Kassenbericht vorliegen. Zählprotokoll und Kassenbericht sind unverzichtbare Bestandteile!

Bei der Verwendung von Kassensystemen (mechanisch, elektronisch, PC) sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht manipulierbar sind. Der Einsatz eines manipulierbaren Kassensystems kann (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 20.03.2008, Az. 16-K-4689/06-E-U-F) zu „Problemen“ bei der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung führen. Zusätzlich sind besonders die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 28.01.2010 bzw. 09.01.1996 zu beachten.

Es können an dieser Stelle nur allgemeine Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung beschrieben werden. Eine vollständige Darstellung ist nicht möglich.

Zählprotokoll (Nachweis geldmäßiger Kassenführung)

Neben und mit dem Kassenbericht ist das Zählprotokoll das wichtigste Mittel einer korrekten Kassenführung! Das Zählprotokoll ist der Nachweis für die tatsächliche geldmäßige Kassenführung. Eine Kasse ist geldmäßig zu führen. Daher weist jeder Rechen- oder Schreibfehler bzw. Kassenminusbestände darauf hin, dass die Kasse lediglich rechnerisch geführt wird. Das gleiche gilt für zu hohe Kassenbestände, wenn zum Beispiel nur einmal in der Woche oder einmal im Monat Geld aus der Kasse entnommen wird.

Einen Nachweis für die geldmäßige Kassenführung stellt das Zählprotokoll dar. Darin werden Stückelung und Anzahl des Kassenendbestandes erfasst. Dies gilt unabhängig davon, ob eine offene Ladenkasse (Geldkassette; Schuhkarton) oder eine elektronische Registrierkasse verwendet wird.

Kassenbericht (Ermittlung der Tageseinnahmen)

Das Herzstück der Kassenführung ist der Kassenbericht in Verbindung mit dem Zählprotokoll! Fehlende oder unvollständige Kassenberichte sind kaum gutzumachende Fehler. Der Kassenbericht dient dazu, aus dem Kassenendbestand die Tageseinnahmen (sog. Tageslosung) zu ermitteln. Bei elektronischen Registrierkassen wird dieser Bericht (sog. Z-Protokoll oder Z-Bericht) durch das Kassensystem erstellt. Diese Protokolle sind Aufbewahrungspflicht! Die Nummerierung muss fortlaufend sein. Bei den noch häufig verwendeten offenen Ladenkassen muss der Kassenbericht nach folgendem Grundschema erstellt werden:

Sofern aus elektronischen Registrierkassen Barausgaben getätigt werden, ist in der Praxis leider häufig festzustellen, dass – infolge von Unkenntnis der Bedienungsanleitung – die Ausgaben nicht gebongt werden und auch kein Kassenendbestand im Z-Protokoll enthalten ist. Daher ist es empfehlenswert, das Z-Protokoll mit dem Zählprotokoll zu verproben.

Eine Vorlage für ein Zählprotokoll und einen Kassenbericht für die offene Ladenkasse bzw. eine elektronische Registrierkasse mit Verprobung kann per E-Mail angefordert werden.

Kassenbuch (chronologische Aufzeichnung)

Im Kassenbuch werden die baren Geschäftsvorfälle chronologisch aufgezeichnet. Die alleinige Führung eines Kassenbuchs ohne Zählprotokoll und Kassenberichte ist nicht ausreichend. Oft sind die geführten Bücher auch keine Kassenbücher! Das Kassenbuch besteht im Wesentlichen aus den Spalten Datum, Einnahme, Ausgabe und Kassenbestand!

Übrigens: Wie viele Leute kennen Sie die in der Tankstelle ihre Registrierkasse auf den Tresen stellen und daraus bezahlen? Ich sehe immer nur Leute mit Geldbörse oder Karte!

In Einzelunternehmen werden oft alle Barausgaben (z. B. Tankbelege, Kosten für Porto, Bürobedarf, …) in das Kassenbuch eingetragen, egal ob sie aus dieser bezahlt wurden oder nicht. Solche Kassen sind nur rechnerisch aber nicht geldmäßig gefürt. Durch eine Verbuchung als Einlage kommt es oft zu einer erheblichen Vereinfachung der Buchführung und der Vermeidung von unnötigen Fehlermöglichkeiten. Nicht aus der Kasse bezahlte Ausgaben tauchen auch nicht im Zählprotokoll auf!

Konto Kasse der Finanzbuchhaltung

Spiegelbildliche Abbildung des Kassenbuchs in der Finanzbuchhaltung. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben den entsprechenden Erlös- und Aufwandskonten zugeordnet.